Surat elektronik sudah mulai dipakai pada tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara yang menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Tanda at @ adalah merupakan bagian dari SMTP

Merupakan Hal penting yang harus dimiliki oleh mail server supaya dapat berfungsi dan bekerja maksimal dalam proses menerima dan mengirim email dengan baik dan lancar. Seperti yang telah di jelaskan di atas bahwa mail memiliki dua aplikasi yaitu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP (Post Office Protocol). 

Namun selain daripada itu, mail server mempunyai beberapa hal yang penting lainnya sebagai komponen dasar pendukung dalam pengoperasiannya. Beberapa komponen yang biasanya dimiliki oleh mail server ada tiga, yaitu sebagai berikut :

MUA berfungsi sebagai aplikasi untuk dapat membaca dan membuat email serta perintah untuk membuat dan mengirim pesan. MUA di kenal juga dengan istilah email reader atau pembaca e-mail. Salah satu MUA yang memiliki fitur diantaranya Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), yaitu aplikasi yang dipergunakan untuk mengirimkan email yang menyertakan file atau attachment tertentu.

MTA adalah salah satu komponen mail server yang berfungsi untuk mengurus bagian program pengiriman email. MTA akan melakukan fungsi-fungsi yang harus dilakukannya antara lain adalah menerima dan memproses pesan-pesan email yang masuk melalui berbagai macam jaringan, menentukan alamat tujuan sebagai bahan pertimbangan bagaimana cara mengirimkan sebuah pesan email tersebut, serta menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan salinan pesan.

MDA merupakan bagian program dari mail server yang bertugas sebagai agen pengiriman pesan email. MDA memiliki dua komponen utama, yaitu sebuah database yang berisi saluran atau jaringan untuk mengirimkan pesan, serta yang kedua adalah delivery agent yang bertugas untuk mengirimkan pesan email sesuai dengan jaringan yang dipilih.

Mail server mempunyai dua tugas yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi sebagai outgoing server (mengirim email) dan yang kedua adalah incoming server (menerima email). Outgoing server dilakukan oleh server SMTP pada port 25. Sedangkan incoming server dilakukan oleh POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143. 

Port adalah layaknya pintu yang berfungsi sebagai jalan buka tutup akses, koneksi, serta distribusi dan transmisi data dari komputer satu ke komputer maupun jaringan lainnya.

Bagaimana cara kerja dari mail server ?

Pada jenis dan fiturnya berbeda tergantung dari program dan aplikasinya. Proses mengiriman email melalui TCP/IP dapat disederhanakan sebagai berikut :

Pengirim -> user agent -> Menunggu list email -> MTA -> user mailbox -> user agent -> Penerima

1. Dapat menghemat bandwith
2. Cepat & efisien
3. Mudah mengatur account
4. Jika terjadi hal-hal diluar dugaan, bisa langsung ditangani sendiri
5. Lebih private dan aman

Mail server memiliki berbagai karakteristik tertentu berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. Beberapa jenis mail server diantaranya adalah sebagai berikut :

Sendmail adalah sistem mail server yang paling standar dan banyak digunakan pada sistem operasi Linux/Unix.

Postfix merupakan mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan dari server Sendmail. Bedanya, Postfix dapat dijalankan pada sistem operasi Linux/Unix serta Mac OS X. Postfix ini diharapkan dapat menggantikan server dari Sendmail.

Qmail adalah mail server yang disebut-sebut sebagai server teraman dalam sistem operasi mail server. Hal ini dikarenakan Qmail belum memiliki sedikitpun celah keamanan yang dapat mengganggu maupun merusak kinerja mail server tersebut. Qmail telah banyak digunakan oleh penyedia email besar seperti Hotmail dan Yahoo.